Centros de Custo - Conceitos e Aplicações em ERP para pequenas Empresas

CENTROS DE CUSTO


Objetivo
Sugerir e orientar quanto à como implementar Centros de Custo (e plano de contas). 

Foco
Sistemas de ERP para pequenas empresas 

Não se aplica à:
Sistemas contábeis e à conceitos contábeis complexos, tendo em vista que normalmente pequenas empresas terceirizam estes serviços.

Imagens e Vídeos
Sim

Conceitos
Gosto de comparar centro de custo a um sistema solar: o sol como sendo o objeto em volta do qual os planetas (as despesas e receitas, identificadas pelo PLANO DE CONTAS) "orbitam".

Também gosto de apontar o centro de custo como um "provocador" por dizer 'quem gastou isto?','quem forçou esta despesa?', 'quem se creditou disto?', etc.

Porém o mesmo planeta (despesa) pode orbitar em volta de mais de um sol (centro de custo). É o que ocorre quando a despesa é de responsabilidade de mais de um centro de custo. Exemplos: frota de veículos de uma empresa de telefonia, onde a mesma fatura de combustível é de responsabilidade tanto do Depto Técnico como da Diretoria; neste caso; haverá o rateio da mesma. O rateio apontará quem (o centro de custo) gasta mais e menos com combustível.

Em resumo, nas implementações de ERP, costumo explicar ao usuário que centro de custo significa "Quem PROVOCOU a despesa?", que planos de contas significa "Que TIPO de DESPESA" e histórico, "o NOME da despesa?"

E, claro, o uso de centros de custo e planos de contas facilitar refinar os resultados, separando-os pelo tópico que mais interessar.

Dificuldades
 Ao implementar ERP nas muitas pequenas empresas que já visitei, os recursos de Centro de Custo e Planos de Contas são infelizmente pouco utilizados devido à necessidade de planejá-los antes de vinculá-los aos documentos do Contas a Pagar e Receber. Percebe-se que a maioria dos usuários que administram esta parte desconhecem o seu significado e os seus benefícios.


Explicar os conceitos ao usuário é um desafio. Não é na primeira vez que o usuário capta a explicação. Primeiramente porque o usuário teme não acertar na primeira elaboração de seus Centros de Custo e Planos de Contas e com isto notar só mais tarde que faltaram novos registros, o que implicaria em ter que acertar os seus registros no CP e CR. E em segundo lugar, há o desinteresse em planejar. Tanto é que o usuário pede: 'você teria algum modelo que possa nos fornecer?'

Outra dificuldade ocorre quando se quer registrar despesas relativas à funcionários, órgãos públicos e serviços essenciais. Por exemplo, quando se quer registrar salários, vem a dúvida: registra-se cada funcionário como fornecedor ou como centro de custo?

Depende do grau de detalhamento que se deseja. Se deseja ter o controle sobre cada funcionário, sugiro que cada funcionário seja um FORNECEDOR, e que o documento contenha o funcionário (fornecedor), o valor de seu salario, o centro de custo "FUNCIONÁRIOS", o plano de contas "REMUNERAÇÕES" e o histórico "Salários".

Se o caso for BENEFÍCIOS, tais como Assistência Medica, Cesta Básica, etc. o que mudaria seria o plano de contas (talvez "BENEFÍCIOS") e os históricos (um para cada caso (Assistência Médica e Cesta Básica).

Note que o plano de contas aponta para um GRUPO DE DESPESAS e o histórico, para o NOME das mesmas.

No caso de impostos é mais simples: o fornecedor é o órgão público. Porém incrivelmente tenho visto com frequência o contrário, principalmente quando se trata de impostos e serviços essenciais: o usuário cadastra o imposto como se fosse o próprio FORNECEDOR! Ou seja, fornecedor ICMS, fornecedor DARF, fornecedor ÁGUA, Fornecedor ENERGIA ELÉTRICA, quando deveria ser SECRETARIA DA FAZENDA, SAAE, ELEKTRO (ou CPFL ou ELETROPAULO, etc).

Óbvio que, quando o usuário necessitar do histórico dos últimos 3 meses ele terá dificuldades em filtrar estas informações.

Já encontrei muita resistência em se mudar este costume. Já presenciei um caso em São Paulo em que uma funcionária entrou em desespero quando viu que o correto deveria ser isto - ela até concordou com este conceito - mas tinha extremo pavor extremo de fazer diferente e o patrão dar-lhe uma bronca, porque ele já estava acostumado a trabalhar assim há anos.


Possibilidades
Um centro de custo pode ser um Departamento, um Veiculo, um grupo de pessoas, uma obra, um contrato, um projeto ou uma subdivisão de outro Centro de Custo. Depende em que contexto ele se encontra.

Porém o centro de custo pode representar MAIS DE UM OBJETO na mesma empresa. Por exemplo, em construtoras e empresas que fabricam e instalam equipamentos eletroeletrônicos em industrias, o centro de custo pode representar um Departamento, uma Obra ou um Projeto e, no caso de Obras, cada ETAPA de uma obra.
Como então separar isto e não gerar confusão na manipulação de registros do CP e CR e nos relatórios de um sistema de ERP?

Sugiro que no Cadastro de Centros de Custo, exista um menu drop-down chamado "Finalidade" e que nele sejam incluídas opções tais como "Administrativa", "Obras", "Projetos", como mostrado abaixo:

E conforme a escolha, que o sistema exiba ou não os campos apropriados à escolha do usuário:

E que os processos (tais como contas a pagar, pedidos de compra, mov. de estoque) disponibilizem estes campos, de preferencia em abas separadas, onde o usuário possa informar os centros de custo e planos de contas INTERNOS (para uso administrativo) e os EXTERNOS (para apontar os centros de custo especiais e suas subdivisões - obras e as etapas da mesma, por exemplo).

APLICAÇÕES - Obras (Construção Civil)

No caso de obras, pode ocorrer que o valor de uma única duplicata correspondente à compra de materiais atenda à uma etapa de MAIS DE uma obra. Ou pode ser que não, ou seja, cada duplicata correspondente à compra do mesmo material junto ao mesmo fornecedor pode corresponder à uma obra diferente, tendo em vista a circulação da Nota Fiscal ao destino, para ser conferido pelo encarregado da obra e posteriormente ser enviada ao escritório de Engenharia.

Exemplos:
Valor da Duplicata.....: R$ 5.000,00
Fornecedor.............: CimentoMix
Centro de Custo Interno: ENGENHARIA
Plano de Contas Interno: Compra de Materiais para uso em Obras
Histórico..............: Concreto Usinado
Centro de custo EXTERNO: Obra 001 - Construção Nova Filial Supercar
Rateios................:
 -> Fundações..........: R$ 3.000,00
 -> Vigas e Colunas....: R$ 2.000,00

 Seria interessante que, no ato do pedido de compra ou registro de entrada da NF de compra, o usuário responsável, tendo o conhecimento dos Centros de Custos a serem utilizados, já antecipe estas informações nestes processos (claro que estes campos acima têm que existir nestes processos) de forma que eles sejam encaminhados automaticamente ao contas a pagar quando eles forem gerados pelos processos de pedido ou NF de compra.

APLICAÇÕES - Administração Interna

 Se o tipo de uso será apenas INTERNO (administrativo), pode-se seguir a mesma lógica, porém com as seguintes mudanças:

- Retirar a subdivisão dos centros de custo
- Não utilizar Centros de custo Externos
- Utilizar Plano de Contas + Histórico
- Rateios entre Centros de Custo Internos

CONCLUSÃO

 Como toda a lógica acima ilustrada, os relatórios poderão ser dimensionados de acordo com o nível de detalhamento que o usuário exigir.

Ficam aqui registradas estas minhas sugestões.


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